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CommVault下一代电子邮件归档解决方案创造真正商业价值的三种方式

时间:2014-12-08 发布人:高肸 来源:CommVault 点击量:1277

电子邮件的归档就像驾驶一辆可靠的汽车。你希望它日复一日地顺利运转,却不一定会为了突发引擎故障这样的危机情况而未雨绸缪。很多企业对于电子邮件也有同样的想法。他们不会去担心备份、归档和电子发现(eDiscovery),直到有一天IT管理员说出问题了。同样,有着众多职责的首席信息官通常需要考虑预算控制、成本规避、风险消减、数据管理以及给整个企业的卓越运营提供支持,而电子邮件归档并不总在他们日程上,直到出现问题。

 

日益增长的数据量、向云端迁移和BYOD的流行、以及电子邮件被认可为具有法律效力的文件,所有这些因素迫使首席信息官开始仔细审视现有的电子邮件归档解决方案。一个可靠的企业级电子邮件归档解决方案可为首席信息官实现快速搜索、电子发现和高效运行,帮助企业达成目标。下面我们将探讨先进的电子邮件归档解决方案为企业创造真正商业价值的三个领域。在这些领域中,当问题不可避免地出现时,任何非企业级解决方案都将带来麻烦。

 

一、成本规避

当您所在企业的法务或人力资源部门需要搜集与某个诉讼案件或员工健康索赔有关的历史电子邮件,您能够在多长时间内,何种程度上去支持这个要求?在美国天普大学的健康系统中,CommVault法规检索彻底改变了一名员工对长期脑损伤治疗的索赔结果。天普大学发现有两封已丢失的邮件足以证明宾夕法尼亚州支持该索赔申请。电子邮件存档是检索这些电子邮件的唯一方法。

 

CommVault的电子邮件归档解决方案能够在10分钟之内检索7, 000封电子邮件;与此相比,老式系统要求使用磁带,并将其加载到磁带库中,经过不厌其烦的搜索才能找出一封关键邮件。幸运的是,天普大学借助CommVault卓越的搜索和电子搜索功能快速检索邮件,从而证明索赔的有效性。如IT管理员所言,CommVault的系统能够在几秒钟之内完成老式磁带系统几小时才能完成的工作。天普大学因此节省了800,000美元(约五百万人民币)。这个案例进一步证明,一个全方位的电子邮件归档解决方案应在每一名首席信息官的预算之中。

 

二、合规与信息治理

天普大学的健康索赔是一个产生了重大财务影响的戏剧性事件,像这样要求企业根据联邦、州或本地法规提供具有法律效力文件的事件,每年会有上百个发生。一个高效的集中式信息管理解决方案对于满足合规要求、整理相关数据的归档以及制定删除无关数据的策略至关重要。另外,如果这些文件能够被高效地检索到,IT人员的宝贵时间也得到了节省。

 

在必需被归档的数据文件中,电子邮件占据很大一部分。CommVault Simpana ContentStore是一个虚拟存储库,可让用户集中地存储电子邮件,并为IT、法务和合规团队提供经过优化的查找功能。在这个虚拟存储库中,CommVault根据信息的商业、合规和证据价值对其分类,细化了数据管理。各个部门可以根据内容制定数据保留规则,并对数据分层,以便将数据移动到相应的存储层。这种结构能够为企业提供合规期限到期时所需的效率和快速响应。CommVault还为审计人员提供自动报告功能,以帮助他们缩短内部或外部审计的响应时间。

 

三、卓越运营

据麦肯锡全球研究所估算,企业员工有28%的工作时间用于阅读和回复电子邮件,19%的工作时间用于搜索和采集信息。这几乎占到了数据活动相关工作时间的一半。CommVault致力于帮助那些缺少一个企业级归档解决方案的企业解决电子邮件搜索耗时的问题。CommVaultSimpana电子邮件归档解决方案整合了自助访问、简易的电子发现功能、依法保留和经济高效的长期保留功能,可提高生产力,降低合规风险,并提升洞察力。此外,它还能简化电子邮件管理,提供基于内容的保留策略,让企业能够只保留那些具有真正价值的内容,数据保留成本最多可降低70%

 

自助搜索是另一个能够节省IT人员时间,并进一步强化成本控制的功能。CommVaultSimpana电子邮件归档解决方案提供了一个易用的界面,可让员工自行搜索并恢复电子邮件。该功能还可加快对所有电子化存储信息(ESI)的合规和法务性搜索,从而满足电子发现要求。

 

该解决方案模块还支持现有的BYOD和云环境,并可部署在客户驻地、私有或公共云环境中。它还支持Microsoft Office 365OutlookExchange以及IBM Lotus Notes

 

有效的电子邮件归档可以增加商业价值

如何衡量IT性能的商业价值,如何将其与企业的总体商业战略保持一致,如何衡量其与员工资产有关的价值是分析师们讨论的话题。Gartner企业信息归档魔力象限作者Alan DayleyGarth Landers表示:电子搜索已变得更加主流,企业将其视为一种由策略和工具支持的业务流程。富有远见的企业已经意识到,伴随着监管法规的授权,电子搜索已成为广泛的信息治理战略的一部分。

 

新的IT投资当然能够提升商业价值,但首席信息官在考虑企业级解决方案时,电子邮件归档通常被忽视了。尽管如此,一个能够帮助您控制数据管理成本、降低合规风险并节省IT人均时间的归档解决方案将直接带来商业价值。在以生产力、性能、可靠性和灵活性为标准的评估中,CommVaultSimpana电子邮件归档解决方案均获得了高分,可帮助企业迎接电子邮件归档的挑战,并从中获取商业价值。